سكرتيرة تنفيذية

1. تنظيم جدول مواعيد المدير والإدارة ومتابعة الاجتماعات الداخلية والخارجية.

2. استقبال العملاء والزوار بطريقة مهنية وتوجيههم إلى القسم أو الشخص المختص.

3. الرد على المكالمات والرسائل والاستفسارات وتحويلها للجهات المعنية حسب الأولوية.

4. تنسيق مواعيد العملاء، تجارب القيادة، مراجعات السيارات، ومواعيد التسليم عند الحاجة.

5. متابعة ملفات السيارات والعملاء وتنظيم المستندات الورقية والإلكترونية بشكل دقيق.

6. إعداد وصياغة المراسلات الرسمية، البريد الإلكتروني، العروض، والتقارير الإدارية.

7. مساندة فريق المبيعات في تجهيز عروض الأسعار، بيانات السيارات، وحجوزات العملاء.

8. متابعة المهام المطلوبة من الأقسام المختلفة ورفع تقارير دورية للإدارة.

9. تنسيق الحجوزات والاجتماعات والزيارات الرسمية الخاصة بالإدارة أو العملاء المهمين.

10. حفظ وتنظيم العقود، الفواتير، ملفات السيارات، بيانات العملاء، وأي وثائق مرتبطة بالبيع أو التسليم.

11. متابعة البريد الوارد والصادر وتصنيف الأولويات بما يتناسب مع طبيعة العمل.

12. التعامل مع معلومات العملاء والأسعار والاتفاقات بسرية تامة وأمانة مهنية عالية.

13. استخدام برامج Microsoft Office وأنظمة CRM أو أي نظام داخلي خاص بالوكالة عند توفره.

14. المحافظة على صورة مهنية للوكالة من خلال اللباقة، الدقة، وحسن التعامل مع العملاء والزملاء.

15. تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يتم تكليفها بها ضمن نطاق العمل.

المؤهلات المطلوبة:

1. شهادة جامعية أو معهد متوسط في إدارة الأعمال، السكرتارية، الإدارة المكتبية، أو أي اختصاص ذي صلة.

2. خبرة عملية لا تقل عن سنة إلى سنتين في السكرتارية، الدعم الإداري، خدمة العملاء، أو بيئة معارض/وكالات السيارات.

3. إتقان استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Word وExcel وPowerPoint.

4. القدرة على التعامل مع العملاء باحترافية ولباقة.

5. مهارات جيدة في تنظيم الملفات، المتابعة، وترتيب الأولويات.

6. القدرة على صياغة المراسلات والتقارير الإدارية بشكل واضح ومنظم.

7. معرفة أساسية بقطاع السيارات أو الرغبة بالتعلم تعتبر ميزة إضافية.

8. مستوى جيد في اللغة الإنجليزية يعتبر ميزة إضافية.